Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt am 15. Mai 2018 in Kraft und noch viele Unternehmen treffen schleppende oder gar keine Vorbereitungen. Das kann sich rächen, denn die Zeit für eine erfolgreiche Umsetzung der neuen rechtlichen Anforderungen wird knapp.
Um den Ist-Zustand bei der Umsetzung der DSGVO in der deutschen Unternehmenslandschaft zu ermitteln, hat die IDC 251 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt (Stand August 2017). In Anbetracht der Tatsache, dass Unternehmen nur etwas mehr als ein halbes Jahr haben, um compliant zu werden, fällt das Ergebnis ernüchternd aus. Zwar gaben 15% der befragten Unternehmen an, dass sie bereits jetzt vollständig compliant sind. 41% der Unternehmen haben zumindest vereinzelte Maßnahmen umgesetzt.
Demgegenüber stehen 44%, die noch keine Maßnahmen ergriffen haben. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 16% haben zwar einen konkreten Plan, wie sie die DSGVO in ihrem Unternehmen umsetzen wollen. Begonnen haben sie damit aber noch nicht. 25% kennen die neuen Anforderungen, verharren jedoch in einer abwartenden Haltung. Erfreulich ist, dass die Zahl der Unternehmen, die sich mit der Thematik noch überhaupt nicht auseinandergesetzt haben, mit 3% marginal ist. Laut der IDC würden sich vor allem mittelständische Unternehmen schwertun. In diesem Segment gaben 40% der Befragten an, dass sie skeptisch sind, die Anforderungen fristgerecht umsetzen zu können.
Befragung offenbart: Unternehmen haben kaum Datenschutzbeauftragte
Interessante Einblicke gewährt die Befragung, wenn man etwas ins Detail geht. Eine Schlüsselposition für ein erfolgreiches Datenschutzmanagement im Unternehmen ist bei den meisten wohl unbesetzt: 83% haben keinen Datenschutzbeauftragten. Höhere Sanktionen in der DSGVO, wenn kein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ist, sind sehr wahrscheinlich der Grund, warum 50% zumindest in den nächsten Monaten einen Datenschutzbeauftragten einsetzen möchten. Auch der Branchenverband bitkom sieht diesen Zustand, mit Blick auf die Umsetzung des DSGVO und die aktuelle Rechtslage, kritisch.
Es ist zu begrüßen, dass viele Unternehmen jetzt einen solchen Datenschutzbeauftragten bestellen möchten. Allerdings kostet diese Versäumnis nun wichtige Ressourcen und relevantes Know-how bei der Umsetzung der DSGVO. Ein schon eingearbeiteter und erfahrener betrieblicher bzw. externer Datenschutzbeauftragter könnte die Umsetzung erheblich erleichtern.
Wer macht was mit welchen Daten? Vielen Unternehmen fehlt noch der Überblick
Hinzu kommt, dass noch viele Unternehmen keinen umfassenden Überblick über die Datenverarbeitungen in ihrem Unternehmen haben. Für einen rechtskonformen und effizienten Datenschutz ist gerade dies aber ein zentraler Aspekt. Wer nicht weiß, welche Daten wo verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat, kann sich schnell mit Beschwerden, den Datenschutzbehörden und Imageschäden konfrontiert sehen.
Die IDC-Umfrage hat nun ergeben, dass 23% nicht wissen, wo ihre Daten gespeichert werden. 27% sind nicht in der Lage anzugeben, wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Mit hoher Wahrscheinlichkeit bedeutet dies auch, dass es keine wirksamen Zugangs- und Zugriffskontrollen zu den Daten gibt. 37% räumten zudem ein, dass ihre Daten unkontrolliert und dem Zugriff durch Mitarbeiter ausgesetzt auf den Servern zugänglich sind.
Fatal könnte sich auch auswirken, dass etliche Unternehmen besonders Anforderungen als weniger relevant zu betrachten scheinen, die auf die Benachrichtigung Dritter ausgelegt sind: 53% planen keine Einführung von Prozessen zur Benachrichtigung der durch die Datenverarbeitung betroffenen Personen, 47% wollen keine Prozesse zur, unter bestimmten Umständen allerdings gesetzlich verpflichtenden, Benachrichtigung der zuständigen Datenschutzbehörden etablieren. Alles in allem ein Bild, das — mit Blick auf die hohen Anforderungen der DSGVO — den noch enormen Handlungsbedarf bei deutschen Unternehmen unterstreicht.
Unternehmen müssen jetzt handeln
Unternehmen, die einen derartigen Handlungsbedarf wie den oben skizzierten aufweisen, sollten jetzt handeln. Bis zum Inkrafttreten der DSGVO bleibt nicht mehr viel Zeit und die Einführung eines rechtskonformen und effizienten Datenschutzmanagements, das sowohl dem Unternehmen als auch den Betroffenen nützt, braucht Zeit: ein geeigneter Datenschutzbeauftragter muss gefunden und geschult werden. Sämtliche Mitarbeiter müssen datenschutzrechtlich auf den aktuellen Stand gebracht werden. Insbesondere die unternehmensinternen Arbeitsprozesse bedürfen einer datenschutzrechtlichen Optimierung, um einen Datenschutz „on the job“ gewährleisten zu können. Unternehmen, die bis zum 25. Mai 2018 nicht compliant sind, drohen deutlich höhere Geldbußen als sie bislang im BDSG vorgesehen sind. Die Strafe kann bis zu 4% des weltweiten Umsatzes der Unternehmensgruppe betragen.